郵便の内容証明の書き方・出し方を覚えた!

Pocket

スポンサーリンク
ポコ
みなさん、こんにちは!ポコだっポ!この記事ではけたろー(@ketaroou)が休みだっポ!
けたろー
おーい!いるっちゅうに! お前、勝手に出てきてテキトーなこと言ったから、今日飯抜き!
ポコ
ああん、ごめんだっポ ー!許して?ね?ね?

 

先日、所用で『内容証明』なる郵便局のサービスを使って書類を郵送する機会がありました。初めての経験で郵送する書類も非常に長い文章だったので非常に面倒くさかったというのが一番の印象です。今回は、この『内容証明』がどういうものだったか、どのような順序を経て郵送できるのか、ということについて書きたいと思います。

ちなみに、私は内容証明のインターネットサービスではなく、普通にパソコンで文書を作り、郵送する手順を踏みました。また、下記の記事はあくまで私の体験に基づくものなので、郵便局さんの意向と違っているところがあるかもしれませんが悪しからず。

スポンサーリンク

『内容証明』ってなに?

『内容証明』とは、郵便局(日本郵便株式会社)が一般書留郵便物の文書の内容について、職員さんが原本(相手方に出す書類)と謄本(郵便局と差出人がそれぞれ手元に残しておく全く同じ内容の書類)を照らし合わせて一言一句確認し、この日、このような内容の文書を誰から誰に出されたかというのを証明してくれるサービスです。(当然、その内容が事実か否かを証明するものではないです。あくまで差出事実の証明です。)

 

『内容証明』ってどんな時に使うの?

私の主観でしかありませんが、例えば会社同士の重要な文書(契約書等)だとか、お金を払ってくれない滞納者に対し催促するときとか、要は書類を送った相手から「え?あなたからそんな文書送られてきていませんよ?間違いじゃないですか?」と言わさないためのサービスじゃないのかな、と勝手に解釈しました。

 

『内容証明』を出すために準備するもの

①相手に送るための文書1通、②その文書の謄本2通(郵便局と差出人がそれぞれ保管するもの)、③相手の住所氏名を書いた封筒、④印鑑(三文判で可能でした)、⑤お金、です。

 

『内容証明』ってどこで出すの?

その地域の本局(郵便物が集まってくるところ)が間違いないと思います。郵便局のホームページには出すことができない郵便局もある旨記載されています。私は近くの本局で出しました。

 

『内容証明』っていくらかかるの?

内容証明の1枚目の加算料金は430円でした。2枚目以降は260円ずつ増えていき、その他、基本料金や一般書留の加算料金が加算されました。注意しないといけないのは、この料金が絡んでくる枚数は原本の枚数ではなく謄本の枚数だということです。枚数が多い場合、普通の切手だけの料金だけでは全然足りないよ、ということになりますね。

 

『謄本』ってどうやって作るの?

謄本は、前述の通り原本と一言一句同じ必要がありました。原本は普通の形式ばった書類で結構なんですが、謄本は料金が絡んでくるため、「行」と「列」の文字数が数パターンに分けられて決まっています。なので、私はまず通常の形式で普通に書類を作り保存印刷。その後、その書類をコピペしてページ設定で文字数と行数を制限して作りました。

内容は一言一句同じ必要がありましたが、空白については違っていても何も問われませんでした。

例)原本 1 あいうえおかきくけこ   → 謄本 1あいうえおかきくけこ

また、文書内に自分と相手方の住所氏名が書いてあればよいのですが、書いていない場合は、謄本の最後に「付記」と書き加えた後、自分と相手の住所氏名を書き加える必要がありました。

文書が2枚以上になる場合は、それぞれの用紙をまとめて左側面2か所をホチキス止めした後、契印する必要がありました。(これは原本も同じでした)

『内容証明』を出しに行きました!

私が郵便局に原本と謄本2通を持って手続きに行ったとき、対応してくれた局員さんから「あれ?なんで原本の書式が謄本と違うんですか?」「同じでないと困りますよ」と言われてしまいました。

ですが、あらかじめ得ていた日本郵政が発行する内容証明のマニュアルには「行と列の文字数に制限があるのは謄本だけ」である旨書いてあったので、再度確認してもらったところ、私の言ったとおりであり、無事に審査が始まりました。(局員さんも知らないって、内容証明ってあんまり使われないサービスなんだろうか、と思ってしまいました・・・)

 

私の渡した文書の謄本が十数ページもあったため、午前9時過ぎに出しに行き、手続きが終わったのがお昼過ぎ。結構時間もかかりました。当然審査中は待っていることはせず、さっさと帰りました。

審査が終わって取りに行ったとき、謄本の2か所に文字抜けがあり、追加記載をして訂正印を押しました。この時局員さんに言われたのが、あまり文字抜けが多くて万が一ページ数が増える場合は、一度謄本を持ち帰ってもらって作り直してもらっています、とのことでした。

審査が終わった原本と謄本には、それぞれ「日本郵便株式会社」名で差出証明印と各ページに契印が押されていました。

『内容証明』に付属する各種サービス

内容証明には、速達、配達証明などの各種サービスが付いています。詳しくは日本郵便のホームページで確認するのがいいと思います。

日本郵便株式会社「内容証明」

 

けたろーまとめ

日常生活を送る上ではさほど利用しないサービスだとは思いますが、今回の私のように突然にそんな業務が降りかかってくる可能性も無きにしも非ずです。この記事がそんな人の目に止まって少しでも役に立つことを願っています。

以上でーす!

スポンサーリンク
スポンサーリンク

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です